Outils et méthode : comment être efficace sur la gestion des
visio-conférences… et rendre vos réunions productives !
Le confinement : une nouvelle organisation pour l’entreprise
Depuis le lundi 16 mars 2020, plus d’un salarié sur trois est passé en télétravail total. Et les journées confinées sont désormais rythmées par les visio-conférences. Vous avez mis à disposition de vos collaborateurs le matériel nécessaire (PC, Mac, iPad), vous avez fait appel à votre prestataire (ou pas encore ??) pour mettre en place un accès sécurisé à vos serveurs… Mais il vous reste à organiser vos réunions.
Pour la plupart des salariés, c’est leur première fois en télétravail, et vous n’avez pas pris le temps de vous organiser. Les solutions techniques sont nombreuses, plus ou moins faciles à mettre en œuvre, gratuites ou non, mais leur utilisation n’est pas toujours simple.
« Philippe, tu es là ?», «On ne t’entend pas, Emma… Quelqu’un entend Emma ?», « Pas toutes en même temps s’il-vous plaît, on perd du temps »…
Franchissez les obstacles techniques
Des problèmes techniques à la répartition du temps de parole, vous allez manquer d’efficacité. Alors qu’on ignore encore combien de temps durera le confinement, mieux vaut s’organiser pour des conf-calls efficaces. Et c’est votre rôle, en tant qu’employeur, de vous assurer que vos collaborateurs ont les bons outils pour travailler : connexion à internet, ordinateur, micro-casque…
Mais pourquoi faire appel à un Consultant ? Le rôle de ce dernier est essentiel pour :
- Vous aider au choix du matériel ;
- Accompagner vos managers à faire l’inventaire du matériel et à l’améliorer ;
- Vous proposer des solutions de Visio telle que Teams, Zoom, WebEx…
- Vous aider à les déployer facilement sur tous vos postes et appareils mobiles ;
- Documenter et/ou former vos équipes pour que les réglages des différents outils (matériels et logiciels) ne soient plus un frein, pour que tous puissent participer sereinement aux conf-calls.
Pour réussir une réunion, il vous faudra suivre quelques règles très simples, pleines de bons sens, mais qu’il nous semble utile de rappeler.
Comme à votre habitude, vous préparez votre réunion, mais à distance il faut encore plus l’encadrer : questions essentielles et réponses concises. Et si on planifie une réunion d’une heure, on fait une visio-conférence d’une heure.
Quel est l’objectif de la réunion ? Discuter, informer, réfléchir ensemble ou prendre des décisions ? Suivant l’objectif, vous n’organiserez pas le même type de réunion. Assurez-vous que cet ordre du jour soit respecté.
La base, aussi c’est la ponctualité ! Et pour être sûr que la technique suive, chaque participant doit avoir fait ses tests (logiciel installé, connexion et fonctionnement de son matériel) au préalable et non quelques minutes avant l’heure.
Essayez au maximum de sensibiliser vos équipes au cadre sérieux de la réunion : s’installer dans votre jardin pour échanger avec vos collègues enfermés n’est pas forcément une bonne idée, tout comme avoir des bruits parasites. Chaque salarié devrait pouvoir s’isoler pour être concentré et efficace. Il peut être possible que vous décaliez ces rendez-vous : tenir les réunions tôt le matin ou un peu plus tard en fin de journée ? Une visio-conférence de dix minutes, à deux, peut être bien plus efficace qu’une autre de 20 minutes avec 5 participants.
Si possible, désignez avant de commencer un animateur de la réunion : il cadrera les échanges et fera avancer les sujets planifiés au bon rythme. Coupez les notifications sur les téléphones, sur les ordinateurs (mails, Teams, WhatsApp…).
Pas d’efficacité sans agilité ! Le risque est de s’enfermer dans un seul outil, utilisé pour tous les échanges. D’autant plus pour les équipes peu habituées au télétravail, qui n’ont jamais appris à jongler entre leur boîte mail, Slack, Trello et Zoom. Il s’agit donc de réagir vite pour éviter toute perte de temps.
Votre caméra ne fonctionne pas ? Inutile de régler le problème en direct, mieux vaut l’éteindre. Votre Wi-Fi capricieux coupe toutes les deux minutes ? Passez un simple coup de fil pour prévenir vos collègues que vous quittez la réunion – l’un d’eux vous rappellera ensuite pour un débriefing. Vous pouvez aussi souvent revenir dans la réunion en mode téléphonique, sans passer par le logiciel…
Dans la même veine, si quelqu’un fait une présentation – la plupart des applications de visio-conférences permettent d’afficher des documents – il n’est peut-être pas utile que tous les participants activent leur caméra, au risque de ralentir la connexion inutilement. Et mieux vaut désactiver son micro quand on ne parle pas pour éviter les bruits de fond inutiles et les commentaires qui font couper la parole.
Besoin d’aide ?
Dans tous les cas… gardez la tête froide ! Soyez patient avec vos collaborateurs et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour mettre en place ces solutions. Notre regroupement d’Experts est disponible dans tout le territoire français pour répondre techniquement à vos attentes de télétravail.